Cosmopolitan

Provjeravate mailove isti čas kad stignu? Evo zašto...

Prema istraživanju britanskog sveučilišta Loughborough, na otvaranje maila izgubimo minutu i 44 sekunde te još 64 sekunde da bismo se koncentrirali na ono što smo radili. Nije ni čudno što nas već od zvuka novog maila u inboxu zaboli glava.

Doktorica Karen Renaud s fakulteta u Glasgowu kaže da je ženama komunikacija elektroničkom poštom stresnija nego muškarcima.

Možemo si umišljati da je to zato što smo odgovornije pa imamo potrebu odmah odgovoriti, no istina je mnogo banalnija. Radoznale smo. Moramo odmah provjeriti tko nam i što piše. I spremne smo prekinuti ono što radimo, bez obzira koliko to važno bilo (iako se ne bi ništa dogodilo da nismo vidjeli fotomontažu Kerumova djeteta).

U kojoj ste skupini?

Prema studiji dr. Renaud, korisnici elektroničke pošte mogu se podijeliti u tri skupine: na opuštene, koncentrirane i opsesivne.

Opušteni ne dopuštaju da im ta vrsta komunikacije stvori pritisak, a njihov stav je – “pregledat ću mailove kad stignem”.

Koncentrirani redovito čitaju mailove, odgovara na njih i briše spamove – što ne stvara prevelik pritisak.

U treću spadaju osobe koje vole da im je inbox “čist i uredan” pa na sve mailove moraju odmah odgovoriti i sotrirati ih. Naravno, taj ambiciozni zadatak u kombinaciji s gomilom elektroničke pošte stvara im popriličan stres.

Psiholog Rakhi Beekrum objašnjava što se krije u pozadini našeg odnosa prema e-mailovima:

“Osoba koja je u stanju prekinuti bilo koju aktivnost radi čitanja nevažnog maila vjerojatno za to ima dublji i ozbiljniji razlog. Oni koji to čine u radno vrijeme vjerojatno su nezadovoljni poslom pa im svako ometanje dobro dođe. A tu je i skupina emotivno nesigurnih osoba koje mailove od prijatelja i poznanika tumače kao znakove pažnje koju očajnički žele (čak i kad je riječ o tzv. forvarduši).”

Petak bez e-maila

Neke su kompanije iskušale metodu “dana bez e-maila” kako bi svojim zaposlenicima olakšale život, no ideja je odbačena nakon niza prigovora. “Petak bez mailova jednostavno ne funkcionira”, objašnjava Will Schwalbe, koautor knjige “Send: The How, Why, When And When Not Of Email”.

Uprava uvijek nađe neku iznimku tipa “nema otvaranja mailova osim onih koje su poslali poslovni klijenti ili mi” pa su zaposlenici na kraju dana opet prisiljeni na komunikaciju e-mailom, kaže Schwalbe koji savjetuje kako izaći na kraj s gomilom elektroničke pošte.

Ne razvrstavajte mailove u tematske foldere. To je gubitak vremena. “Dovoljna su četiri foldera koja već imate u kompjutoru: inbox, radni, arhiva i smeće.”

Ne provjeravajte mailove, rješavajte ih. Pročitajte mail i, ako je izvedivo, odmah ga riješite. Ako ne možete, prebacite ga u radni folder i posvetite mu se kasnije. Ako ne zahtijeva rješavanje, prebacite ga u arhivu ili u smeće.

Dok čitate mailove, budite off-line. Nemojte dopustiti da vam novi mailovi ometaju koncentraciju potrebnu za čitanje već pristiglih.

Zapamtite frazu “Odgovor nije potreban”. Njome završite što više mailova. Ljudi nisu glupi: shvatit će što to znači (molim vas, ne odgovarajte mi!). Ta će rečenica smanjiti gužvu u inboxu za 25 posto. A imajte na umu da je, kada se komunikacija mailom svede na riječi kao što su “hvala”, “savršeno”, “dobro”, došlo vrijeme da se razgovor završi.

Komentirajte i priznajte: provjeravate li mail istog trenutka kad stigne, žudite li za nečijom pažnjom ili niste dovoljno koncentrirani na posao koji obavljate?